이메일 대참사를 막기 위한 몇 가지 규칙
공들여 쓴 기획안인데 뭐가 잘못된 걸까…?
기획안을 요청해서 기획안을 전달했는데 반응이 이상합니다. 그리곤 팀장님의 호출이 이어지죠.
업무 이메일을 작성해본 적이 없는 신입사원들은 업무 이메일을 보낼 때 종종 실수하곤 합니다. 학교에서도 회사에서도 업무용 이메일을 어떻게 작성해야 하는지 배워본 적이 없기 때문이죠. 저마다 이메일을 작성하는 방법은 다르겠지만, 회사에서 업무 이메일을 주고받을 땐 기본적으로 지켜야 할 몇 가지 규칙이 존재합니다. 실수를 막는 기본적인 이메일 작성 규칙들을 살펴볼까요?
제목만 읽어도 내용이 짐작될 수 있도록
제곧내
‘제곧내’라는 단어를 아시나요?
제곧내란, ‘제목이 곧 내용이다.’라는 뜻의 신조어입니다. 업무 이메일을 작성하는 방법 중 첫 번째는 바로 이 ‘제곧내’를 꼽을 수 있습니다. 제목만 읽어도 내용이 짐작되는 제목을 간결하게 적는 것이 좋습니다.
(가) 제목: 안녕하세요. OOO입니다.
(나) 제목: [회사명] 4월 이벤트 디자인 전달 건
(가)와 (나) 중 어떤 제목이 업무 이메일에 적합한 제목일까요?
업무 이메일의 제목은 (나)처럼 어떤 내용의 메일인지 한눈에 알 수 있도록 최대한 간결하게 적는 것이 좋습니다. 외부 사람에게 메일을 보낼 땐 말머리에 회사 이름을 적어 어디에서 보낸 메일인지 알 수 있도록 하고요. 회사 내 다른 팀에게 메일을 보낼 땐 [요청], [전달], [문의] 등을 제목의 말머리에 적어 제목만 보고도 그 내용을 짐작할 수 있도록 하는 게 좋죠.
맞춤법과 상대방의 이름은 기본 중의 기본!
업무 이메일을 보낼 때 흔히들 하는 가장 아찔한 실수는 상대방의 이름을 정확하게 확인하지 않고 보내는 것입니다. 이름 또는 직급을 혼동해 다른 내용을 적어 보내는 이메일은 상대방에게 불쾌감을 줄 수도 있죠. 상대방의 이름과 직급은 물론, 본문의 내용 중 맞춤법이 틀린 곳은 없는지, 무례한 표현은 없는지 정확하게 확인한 뒤 메일을 보내야 합니다. 참조해야 하는 사람 중 빠진 사람은 없는지도 다시 한번 꼼꼼히 확인하고 보내는 것이 좋습니다. 이름이나 직급, 그리고 맞춤법이 틀린 메일을 보내는 건 나에 대한 신뢰감을 잃게 만들기도 하니까요.
내용은 이해하기 쉽게! 핵심만!
메일 본문 역시 제목과 마찬가지로 간결하고 이해하기 쉽게 쓰는 것이 좋습니다. 업무 이메일을 잘 쓰기 위해선 화려한 필력과 좋은 문장은 그다지 필요하지 않습니다. 내가 말하고자 하는 내용이 무엇이고, 요청사항은 무엇인지 알기 쉽게 작성하는 게 중요하죠. 업무 이메일을 기본 형식은 보통 인사말, 본인 소개, 전달하고자 하는 내용, 끝인사로 이루어져 있습니다. 업무 이메일을 작성하는 방법이나 습관은 저마다 조금씩 다르겠지만, 대부분의 업무 이메일은 위와 같은 형식을 이루고 있죠.
파일만 보낼 때도 내용은 필수!
‘냉무’는 절대 금물
내가 받은 파일을 누군가에게 포워딩하거나, 급하게 파일만 전달해야 하는 경우에도 앞서 말한 업무 이메일의 기본 형식을 지키는 것이 좋습니다. 파일을 전달하며 아무런 내용을 작성하지 않으면 자칫 상대방에게 혼선을 주거나 ‘성의 없는 커뮤니케이션’이라는 오해를 불러일으킬 수도 있죠. 따라서 파일 하나를 전달할 때도 인사말과 본인 소개, 전달하는 내용, 끝인사의 업무 이메일 기본 형식을 지키는 것이 좋습니다.
긴 내용을 전달할 땐, 번호를 붙여 요약해라
이메일로 긴 내용을 전달하거나 요청사항이 많을 때는 번호를 매겨 읽기 쉽게 요약하는 것이 좋습니다.
(예시)
‘기획안에 새롭게 추가한 사례가 주제에 적합한지 확인 부탁드리겠습니다. 그리고 기획안에 적힌 이벤트 날짜와 스케줄 리스트에 적힌 이벤트 날짜가 다른데 이 점도 확인해주세요. 또한, 세미나실에 빔프로젝터가 설치되었는지도 확인 부탁드립니다. ’
위의 예시처럼 한 번에 요청할 사항이 2개 이상일 땐, 본문에 요청사항을 설명하고 번호를 붙여 아래와 같이 다시 한번 요약해 정리하는 것이 좋습니다.
(예시)
4월 이벤트 기획안에 관련해 확인해주실 사항은 아래와 같습니다.
1. 주제와 사례의 적합성 : 기획안에 새롭게 추가된 사례가 주제와 적합한지
2. 날짜 : 4월 이벤트의 정확한 날짜
3. 빔프로젝터 유무 : 세미나실 빔프로젝터 설치 여부.
이처럼 문장으로 설명했던 내용을 번호를 붙여 다시 한번 요약해 정리하면 요청 사항을 보다 정확하게 전달할 수 있습니다.
파일명은 정확하게
ㅇㅇㅇ. jpg
첨부파일을 전달할 땐 파일명을 정확하게 적었는지 확인하는 게 중요합니다. 내가 보내고자 하는 파일이 이 파일이 맞는지를 확인하고 파일명을 정확하게 적어야 파일을 잘못 보내는 등의 실수를 미연에 방지할 수 있습니다. 파일명을 제대로 기재해놓지 않으면 나조차도 어떤 파일인지 헷갈리거나 다른 파일을 잘못 보낼 수도 있으니까요. 파일명만으로 파일의 내용을 짐작할 수 있다면 상대방 역시 빠르게 메일의 내용을 파악할 수 있겠죠?
이 메일엔 그게 빠졌네… ‘예의’
우리가 업무 이메일에 신중해야 하는 이유는, 업무의 혼선이나 누락을 없애는 것뿐 아니라 이메일이 상대방에 대한 예의를 보여주기 때문입니다. 무슨 말을 하는지 알 수 없는, 오류가 많은 성의 없는 이메일은 상대방에게 불쾌감을 주기도 합니다. 텍스트만으로 의사소통하는 이메일은 그 의도와 상관없이 오해를 만들기도 합니다. 상대방에 대한 예의와 핵심 내용을 잘 갖춘 이메일은 업무의 번거로움과 오해를 불러일으키는 상황을 피할 수 있습니다. 여러분의 비즈니스 커뮤니케이션에 오늘 이 글이 도움이 되기를 바랍니다!
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